Cara Membuat Nota dan Faktur Penjualan Sederhana (Plus Templat)

Nota yang rapi bukan sekadar sopan santun ke pembeli. Ia jadi bukti kalau ada selisih, dasar untuk mencatat kasbon pelanggan, dan bahan mentah untuk laporan keuangan sederhana. Panduan ini untuk usaha kecil yang menjual barang atau jasa dan ingin punya format nota yang konsisten tanpa harus paham akuntansi.

Nota, faktur, kwitansi, dan faktur pajak: apa bedanya

Di lapangan, istilah nota dan faktur sering dipakai bergantian. Supaya tidak bingung, ini pembagian yang praktis. Yang penting bukan namanya, tetapi isinya lengkap dan konsisten.

Isi minimal nota penjualan

1. Identitas usaha: nama usaha, alamat atau kota, dan nomor WhatsApp untuk komplain atau retur.
2. Nomor nota: urut, misalnya 0001, 0002, dan seterusnya.
3. Tanggal transaksi. Untuk pesanan yang diambil nanti, tulis juga tanggal ambil atau antar.
4. Nama pembeli. Untuk penjualan tunai di meja kasir boleh dikosongkan, tetapi untuk tagihan atau pesanan wajib diisi.
5. Daftar barang: nama, jumlah, harga satuan, dan subtotal per baris.
6. Potongan dan biaya lain: diskon, ongkir, biaya kemasan. Tulis tiap pos di barisnya sendiri.
7. Total yang harus dibayar, lalu uang muka (DP) dan sisa bila ada.
8. Status bayar: lunas, belum bayar, atau sebagian. Kalau bertempo, tulis tanggal jatuh temponya, bukan hanya "tempo 14 hari".
9. Cara bayar (tunai, transfer, QRIS) bila relevan, dan catatan singkat tentang retur atau garansi.

Cara menomori nota

• Urut dan tidak loncat. Nomor yang berurut membuatmu langsung tahu kalau ada nota yang hilang.
• Satu seri per jenis berkas. Misalnya nota tunai dan faktur tagihan diberi awalan berbeda agar tidak tercampur.
• Pakai tahun dan bulan bila notanya banyak. Contoh bentuk: INV-2611-0001 untuk nota pertama November 2026. Ini hanya format contoh, bukan aturan.
• Jangan pakai ulang nomor. Kalau notanya salah, jangan dihapus: tandai batal, simpan, lalu buat nota baru dengan nomor berikutnya.

Templat nota yang bisa langsung disalin

Contoh hitungan nota dengan diskon, ongkir, dan DP

Misalkan (angka ilustrasi) pembeli memesan 10 kotak kue @ Rp45.000 dan 5 bungkus kering @ Rp12.000, mendapat diskon 5%, dikirim dengan ongkir Rp20.000, dan sudah membayar DP Rp200.000.

Pada contoh ini diskon dihitung dari subtotal barang, bukan dari ongkir. Pilih satu aturan dan pakai terus, lalu tulis di nota supaya pembeli tidak bertanya-tanya. Soal ongkir pesanan, lihat juga cara menentukan ongkir untuk usaha PO.

Kapan nota atau kwitansi perlu meterai

Menurut halaman Bea Meterai di pajak.go.id, tarif bea meterai adalah Rp10.000, dikenakan satu kali untuk setiap berkas. Untuk berkas bernilai uang, yang kena adalah berkas yang menyatakan jumlah uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000 dan yang menyebutkan penerimaan uang, atau berisi pengakuan bahwa utang seluruhnya atau sebagiannya telah dilunasi atau diperhitungkan.

• Nota atau kwitansi yang menyebut uang sudah diterima dengan nominal di atas Rp5.000.000 perlu dicek terhadap aturan ini.
• Nominal sampai Rp5.000.000 tidak masuk kategori tersebut.
• Tagihan yang hanya meminta pembayaran berbeda dari tanda terima. Tetapi begitu notanya ditandai lunas atau menyebut pembayaran diterima, isinya bisa masuk kategori di atas.
• Kondisimu bisa berbeda. Untuk kasus spesifik, tanyakan ke kantor pajak atau Kring Pajak 1500 200.

Faktur pajak itu urusan yang lain

Faktur pajak bukan nota yang dicetak lebih bagus. Menurut keterangan tertulis DJP (KT-06/2025), faktur pajak dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) lewat aplikasi Coretax DJP, aplikasi e-Faktur Client Desktop, atau e-Faktur Host-to-Host melalui Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan (PJAP). Kalau usahamu bukan PKP, nota atau faktur penjualan biasa tetap kamu buat sendiri untuk pencatatan, tetapi itu bukan faktur pajak.

Apakah kamu perlu menjadi PKP bergantung pada status dan omzet usahamu, jadi cek ke kantor pajak. Untuk gambaran pajak penghasilan usaha kecil, baca pajak UMKM PPh final 0,5 persen.

Kesalahan yang sering terjadi

• Nomor loncat atau dipakai dua kali, sehingga nota sulit dilacak.
• Menghapus nota yang salah alih-alih menandainya batal.
• Tidak menulis status bayar. Pembeli dan kamu sama-sama lupa apakah sudah lunas.
• Menulis "tempo 14 hari" tanpa tanggal. Hitung dan tulis tanggal jatuh temponya.
• Mencampur ongkir ke harga barang, sehingga margin barang terlihat lebih besar dari sebenarnya. Lihat cara menghitung untung bersih.
• Menyebut nota biasa sebagai faktur pajak padahal usaha belum berstatus PKP.

Tidak ingin menulis nota satu per satu

Kalau nota dibuat tangan, risikonya ada di nomor, salah hitung, dan salinan yang hilang. Aplikasi kasir seperti Taraf Usaha mencatat tiap penjualan lengkap dengan barang dan total, mencetak struk lewat printer Bluetooth, mencatat kasbon pelanggan, dan merangkumnya ke laporan. Tetap saja, format nota dan aturan di atas berlaku apa pun alat yang kamu pakai.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apa bedanya nota dan faktur?

Di usaha kecil keduanya sering dipakai bergantian. Secara praktis, nota adalah bukti transaksi sehari-hari, sedangkan faktur atau invoice lebih lengkap sebagai tagihan, biasanya memuat data pembeli dan jatuh tempo. Yang paling penting adalah isinya lengkap dan nomornya urut.

Apakah nota boleh ditulis tangan?

Boleh, asal isinya lengkap, terbaca, dan salinannya kamu simpan. Pakai buku nota berlapis atau foto setiap lembar agar ada arsipnya, lalu beri nomor urut.

Apakah nota penjualan harus bermeterai?

Tergantung isi dan nominalnya. Menurut pajak.go.id, berkas yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp5.000.000 dan menyebutkan penerimaan uang atau pelunasan utang dikenai bea meterai Rp10.000 per berkas. Untuk kasus spesifik, tanyakan ke kantor pajak.

Apakah usaha kecil harus membuat faktur pajak?

Faktur pajak dibuat oleh PKP lewat aplikasi resmi DJP. Kalau usahamu belum PKP, kamu tidak membuat faktur pajak, tetapi tetap sebaiknya membuat nota atau faktur penjualan biasa untuk pencatatan. Cek statusmu ke kantor pajak.