Cara Rekap Pesanan PO jadi Daftar Produksi dan Belanja Bahan, Tanpa Salin dari Chat

Saat pesanan masih sedikit, menggulir chat dan mencatat di kertas terasa cukup. Begitu pesanan mencapai puluhan per minggu, cara ini mulai bocor: varian tertukar, ada pesanan yang terlewat, atau bahan kurang di tengah produksi. Rekap yang tersusun rapi membuat hari produksi jauh lebih tenang.

1. Daftar produksi per tanggal

Kelompokkan semua pesanan berdasarkan tanggal ambil atau tanggal antar, lalu jumlahkan per menu dan per varian. Yang dibutuhkan dapur adalah angka totalnya, bukan nama pembeli.

Catatan khusus seperti tulisan di kue, tanpa kacang, atau kurang manis sebaiknya ikut di daftar produksi, bukan hanya tersimpan di chat. Kesalahan paling sering di usaha PO justru terjadi di detail seperti ini.

2. Daftar belanja bahan

Kalikan jumlah produksi dengan takaran resep per unit, lalu kurangi stok bahan yang masih ada. Hasilnya adalah daftar belanja yang pas, tidak kurang dan tidak menumpuk.

Tambahkan sedikit cadangan untuk bahan yang sering gagal di proses, misalnya cokelat yang terlalu panas saat dilelehkan. Kalau takaran resepmu sudah tercatat, menghitung HPP per porsi juga jadi lebih mudah.

3. Jadwal serah terima

Urutkan pesanan di tanggal yang sama menurut jam ambil atau jam antar. Daftar ini menentukan urutan produksi: pesanan yang diambil pagi harus selesai lebih dulu.

Checklist H-1 sebelum produksi

1. Tutup penerimaan pesanan untuk tanggal besok, atau pastikan kuotanya sudah penuh.
2. Pastikan semua pesanan sudah dikonfirmasi dan statusnya jelas: lunas, DP, atau belum bayar. Pesanan yang belum bayar melewati batas waktu sebaiknya dibatalkan sesuai aturan pembayaran PO.
3. Cetak atau simpan daftar produksi di tempat yang mudah dilihat di dapur.
4. Belanja bahan sesuai daftar belanja, termasuk kemasan dan label.
5. Siapkan pesan pengingat untuk pembeli yang mengambil besok, beserta jam dan lokasinya.

Kesalahan rekap yang sering terjadi

• Rekap dari chat yang belum final. Pembeli yang masih bertanya ikut terhitung, padahal belum tentu jadi memesan.
• Varian tidak dipisah. Total "6 brownies" tidak cukup kalau ternyata ada dua rasa berbeda.
• Pesanan antar dan ambil tercampur. Pesanan antar butuh waktu tambahan untuk kurir, jadi harus selesai lebih awal.
• Perubahan pesanan tidak diperbarui. Pembeli yang mengganti jumlah lewat chat harus langsung dicatat di rekap.

Di Taraf Usaha, rekap ini tersusun otomatis dari pesanan yang masuk lewat link toko. Beranda menampilkan "yang harus dibuat hari ini" lengkap dengan jumlah per menu dan varian, papan pesanan mengurutkan pesanan dari masuk, dibuat, siap, sampai diantar, dan tiap pesanan bisa dicetak sebagai struk dapur. Karena pembeli mengisi sendiri menu, varian, catatan, dan tanggal ambil, tidak ada lagi yang perlu disalin dari chat. Baca juga cara menentukan kuota PO per hari.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Kapan sebaiknya membuat rekap pesanan PO?

H-1 atau H-2 sebelum tanggal produksi, setelah penerimaan pesanan untuk tanggal itu ditutup dan semua pesanan sudah dikonfirmasi. Rekap yang dibuat terlalu awal sering berubah karena ada pesanan tambahan atau pembatalan.

Apa saja isi rekap pesanan PO yang lengkap?

Daftar produksi per tanggal (jumlah per menu dan varian beserta catatan khusus), daftar belanja bahan dari resep, dan jadwal serah terima yang berisi jam, nama pembeli, cara ambil atau antar, dan status pembayaran.

Bagaimana menghitung kebutuhan bahan dari pesanan?

Kalikan jumlah produksi tiap menu dengan takaran bahan per unit di resep, jumlahkan untuk semua menu, lalu kurangi dengan stok bahan yang masih ada. Sisanya adalah bahan yang perlu dibeli.