Cara Menentukan Jam Buka dan Hari Libur Toko dari Data Penjualan

Banyak toko kecil buka dari pagi sampai malam setiap hari karena takut kehilangan pembeli. Akibatnya pemilik kelelahan, karyawan lembur, dan beberapa jam justru merugi tanpa disadari. Artikel ini untuk pemilik warung, kafe, toko kue, atau jasa yang ingin jam bukanya ditentukan oleh angka, bukan oleh rasa takut.

Data apa yang perlu dikumpulkan

• Penjualan per jam untuk tiap hari, minimal 2 minggu. Empat minggu lebih baik karena memuat tanggal gajian dan tanggal tua.
• Untung kotor, bukan hanya omzet. Untung kotor = penjualan dikurangi modal barang yang terjual. Bedanya dijelaskan di omzet dan untung.
• Biaya membuka toko per jam: upah orang yang berjaga, perkiraan listrik, gas, dan biaya lain yang hanya muncul kalau toko buka.
• Catatan kejadian: hujan deras, tanggal merah, ada acara di sekitar. Hari seperti itu jangan dijadikan patokan.

Kalau kasirmu mencatat jam tiap transaksi, datanya sudah ada. Kalau masih manual, cukup buat turus di kertas: satu garis tiap transaksi di kolom jamnya, lalu jumlahkan nilainya saat tutup toko.

Cara menghitung: apakah satu jam layak dibuka

1. Hitung rata-rata penjualan jam itu dari semua hari yang kamu catat.
2. Kalikan dengan persen untung kotormu untuk mendapat untung kotor per jam.
3. Kurangi dengan biaya membuka toko per jam.
4. Kalau hasilnya minus di sebagian besar hari, jam itu calon dipangkas.

Contoh hitungan: warung kopi buka 07.00 sampai 22.00

Ini ilustrasi dengan angka contoh. Misalkan untung kotor warung 60% dari penjualan, dan biaya membuka toko Rp30.000 per jam (dua orang berjaga dengan upah setara Rp12.500 per jam per orang, ditambah perkiraan listrik dan gas Rp5.000 per jam).

Dua jam terakhir merugi Rp9.000 per jam, atau Rp18.000 per hari. Dalam 30 hari itu Rp540.000 (18.000 × 30), belum termasuk tenaga pemilik. Menutup pukul 20.00 layak diuji. Jam 10.00 sampai 15.00 masih untung tipis, jadi lebih masuk akal menguranginya menjadi satu orang berjaga daripada menutup.

Menentukan hari libur

Pakai cara yang sama untuk satu hari penuh: jumlahkan untung kotor sehari, kurangi biaya membuka toko sehari. Bandingkan ketujuh hari.

• Hari dengan sisa paling kecil adalah calon hari libur. Misalnya, kalau Senin rata-rata menyisakan Rp150.000 sedangkan hari lain di atas Rp500.000, Senin calon terkuat.
• Pertimbangkan juga yang tidak tampak di angka: hari libur dipakai untuk belanja bahan, bersih-bersih besar, dan istirahat. Pemilik yang tidak pernah libur biasanya turun mutunya lebih dulu daripada omzetnya.
• Kalau punya karyawan, libur toko memudahkan pengaturan hari istirahat. Lihat cara mengatur shift dan jadwal karyawan.
• Toko pesanan (pre-order) bisa memilih: tetap menerima pesanan di hari libur tetapi tidak mengantar, atau menutup tanggalnya sekalian. Atur bersama kuota pesanan per hari.

Uji coba 2 minggu sebelum permanen

1. Ubah satu hal saja: jam tutup atau hari libur, jangan keduanya sekaligus, supaya penyebab perubahan jelas.
2. Catat untung kotor mingguan, bukan harian. Yang kamu cari: apakah pembeli jam yang ditutup pindah ke jam lain atau hilang.
3. Bandingkan dengan 2 minggu sebelumnya. Kalau untung kotor mingguan turun lebih kecil daripada biaya yang dihemat, perubahan itu menguntungkan.
4. Dengarkan pelanggan tetap. Tiga orang yang berkata "kok sekarang tutup cepat" belum tentu alasan untuk batal, tetapi layak dicatat.

Melanjutkan contoh tadi: setelah tutup pukul 20.00, misalkan penjualan mingguan turun Rp300.000. Untung kotor yang hilang 60% × Rp300.000 = Rp180.000. Biaya yang dihemat 2 jam × Rp30.000 × 7 hari = Rp420.000. Selisihnya Rp240.000 per minggu lebih baik, dan pemilik pulang dua jam lebih awal.

Umumkan dengan jelas

• Pasang jam baru di pintu, di profil media sosial, di profil WhatsApp, dan di halaman toko online kalau ada.
• Umumkan paling lambat seminggu sebelumnya, dan ulangi di hari pertama berlaku.
• Atur pesan otomatis di luar jam buka. Caranya ada di WhatsApp Business untuk UMKM.
• Perbarui juga daftar periksa harian supaya urutan tutup toko mengikuti jam baru. Lihat SOP buka dan tutup toko.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menilai dari omzet saja. Jam yang ramai tetapi isinya barang bermargin tipis bisa lebih buruk daripada jam yang lebih sepi.
• Memakai data satu minggu. Satu minggu hujan atau satu tanggal merah cukup untuk menyesatkan.
• Menutup jam yang sebenarnya dipakai untuk menyiapkan. Jam sepi di pagi hari sering dipakai memasak atau menata. Hitung manfaat itu juga.
• Mengubah jam terlalu sering. Pelanggan butuh kepastian. Setelah diputuskan, tahan paling tidak tiga bulan.
• Lupa memberi tahu. Pembeli yang datang ke toko yang tutup tanpa pengumuman jarang kembali untuk mencoba lagi.

Di Ruang Usaha Taraf, tiap transaksi kasir tercatat beserta jamnya, dan bagian Insight menampilkan jam ramai serta barang terlaris, sehingga data untuk hitungan di atas tidak perlu direkap manual. Toko online dengan pre-order juga bisa mengatur hari buka dan tanggal libur sendiri.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Berapa lama data yang dibutuhkan untuk menentukan jam buka toko?

Paling sedikit 2 minggu penjualan per jam, lebih baik 4 minggu supaya tanggal gajian dan tanggal tua ikut terwakili. Keluarkan hari yang tidak biasa seperti hujan deras atau tanggal merah.

Bagaimana cara tahu satu jam layak dibuka atau tidak?

Hitung untung kotor jam itu (penjualan dikali persen untung kotor), lalu kurangi biaya membuka toko per jam seperti upah, listrik, dan gas. Kalau hasilnya minus di sebagian besar hari, jam itu calon dipangkas.

Hari apa yang sebaiknya jadi hari libur toko?

Hari dengan sisa untung paling kecil setelah dikurangi biaya membuka toko. Hitung dari datamu sendiri, karena tiap lokasi berbeda: toko dekat perkantoran dan toko di perumahan punya hari sepi yang berlainan.

Apakah pembeli akan hilang kalau toko tutup lebih cepat?

Sebagian pindah ke jam lain, sebagian hilang. Karena itu ubah satu hal saja dan uji 2 minggu, lalu bandingkan untung kotor yang hilang dengan biaya yang dihemat sebelum menjadikannya permanen.