Jualan Online
Cara Memakai WhatsApp Business: Balasan Cepat, Label, Katalog
Supaya WhatsApp Business benar-benar menghemat waktu, atur 5 hal: profil usaha yang lengkap, katalog produk, pesan sambutan untuk chat baru, pesan di luar jam buka, dan balasan cepat untuk pertanyaan yang itu-itu saja. Lalu pakai label supaya kamu tahu chat mana yang menunggu dibalas, menunggu bayar, atau sudah selesai.
Banyak penjual yang sudah memakai aplikasi WhatsApp Business, tetapi hanya sebagai WhatsApp biasa: semua chat bertumpuk, jawaban diketik ulang berkali-kali, dan pesan di malam hari baru terbalas besok siang. Padahal pertanyaan pembeli hampir selalu sama. Artikel ini membahas cara menatanya, dengan contoh teks yang bisa kamu salin. Nama menu bisa sedikit berbeda tergantung versi aplikasi dan HP-mu, jadi kalau menunya tidak persis sama, cari di pengaturan bisnis di dalam aplikasinya.
Apa bedanya dengan WhatsApp biasa
Menurut halaman resmi WhatsApp, aplikasi WhatsApp Business dibuat untuk usaha kecil dan menyediakan profil bisnis yang memuat informasi usaha di satu tempat, etalase produk (katalog) berikut harga, serta pesan sambutan dan pesan saat kamu sedang tidak bisa membalas. Fitur lain seperti balasan cepat dan label juga umum tersedia di aplikasi ini. Karena fitur dan batasnya bisa berubah, cek langsung di aplikasimu sebelum mengandalkan angka tertentu.
Langkah 1: lengkapi profil usaha
Profil adalah hal pertama yang dilihat pembeli yang belum kenal. Isi nama usaha, deskripsi singkat, alamat atau area layanan, jam buka, dan tautan toko atau media sosial. Tulis deskripsi dalam satu kalimat yang menjawab "jual apa, untuk siapa, di mana". Contoh (nama hanya contoh):
Kue ulang tahun dan brownies rumahan. Pesan lewat PO, ambil di Kebayoran atau kirim sekota. Buka Senin-Sabtu 08.00-17.00.
Langkah 2: isi katalog dengan produk yang paling sering ditanya
Katalog memudahkan pembeli melihat produk dan harga tanpa harus bertanya dulu. Mulailah dari 5-10 produk yang paling sering ditanya, bukan semuanya. Untuk tiap produk, isi foto yang jelas, nama yang mudah dicari, harga, dan keterangan singkat (ukuran, varian, atau isi). Perbarui harga setiap kali berubah, karena harga lama di katalog akan memancing perdebatan di chat.
Kalau daftar produkmu banyak, sering berubah, atau pakai sistem pre-order dengan kuota, katalog di WhatsApp akan terasa sempit. Alternatifnya adalah katalog online dengan link sendiri yang bisa ditaruh di profil dan bio media sosial.
Langkah 3: pesan sambutan dan pesan di luar jam
Pesan sambutan dikirim otomatis ke pembeli yang baru menghubungi, dan pesan di luar jam dikirim ketika kamu sedang tidak membalas. Keduanya tidak menggantikan balasanmu, tetapi memberi tahu pembeli bahwa pesannya diterima dan kapan akan dibalas. Tulis singkat, jangan berisi semua informasi sekaligus.
Halo, terima kasih sudah menghubungi Dapur Contoh. Untuk melihat daftar produk dan harga, silakan buka katalog di profil kami. Sebutkan produk, jumlah, dan tanggal ambil ya, nanti kami bantu cek.
Terima kasih, pesanmu sudah masuk. Saat ini kami sedang di luar jam buka (Senin-Sabtu 08.00-17.00). Pesanmu kami balas begitu buka kembali.
Langkah 4: balasan cepat untuk pertanyaan yang berulang
Catat selama satu minggu pertanyaan apa yang paling sering masuk. Hampir selalu hasilnya: harga, ketersediaan, ongkir atau area antar, cara bayar, dan cara pesan. Buat satu balasan cepat untuk tiap pertanyaan itu, lalu beri kata pintas yang mudah diingat (misalnya "harga", "bayar", "antar"). Saat membalas, kamu cukup mengetik kata pintasnya dan teks lengkapnya muncul. Edit sedikit sebelum mengirim supaya tidak terasa seperti robot, misalnya menyebut nama pembeli.
| Kata pintas | Isi balasan (contoh) |
|---|---|
| harga | Brownies 20 cm Rp150.000, 15 cm Rp95.000. Daftar lengkap ada di katalog profil kami. |
| bayar | Pembayaran lewat transfer atau QRIS. Setelah transfer, kirim foto buktinya ke chat ini ya, pesanan kami proses setelah pembayaran kami cek. |
| antar | Kami antar sekota dengan ongkir sesuai jarak, atau bisa ambil sendiri di toko. Kirim titik antar-nya, nanti kami hitungkan. |
| stok | Untuk tanggal yang kamu minta, kami cek dulu ya. Sebutkan produk, jumlah, dan tanggal ambilnya. |
Untuk pre-order, ada kumpulan teks siap salin di template chat pesanan PO, dan untuk mengingatkan pembeli yang belum bayar tanpa terkesan menagih, lihat cara mengingatkan pembeli bayar lewat WhatsApp.
Langkah 5: label supaya tidak ada chat yang terlewat
Label adalah penanda warna untuk chat. Buat label yang mewakili tahap pesanan, bukan jenis pembeli. Tiga sampai lima label sudah cukup:
- Tanya: baru bertanya, belum memesan.
- Menunggu bayar: pesanan sudah disepakati, belum ada pembayaran.
- Diproses: sudah bayar, sedang dibuat atau disiapkan.
- Siap diambil/dikirim: tinggal diserahkan.
- Selesai: sudah diterima pembeli.
Tiap hari, buka daftar chat yang berlabel Menunggu bayar dan Tanya terlebih dahulu: di sanalah uang yang belum masuk dan pembeli yang hampir memesan. Pindahkan labelnya setiap tahap berubah. Kebiasaan ini lebih penting daripada jumlah labelnya.
Contoh hitungan: berapa waktu yang terhemat
Misalkan (angka ilustrasi) tiap hari ada 20 chat yang menanyakan harga, cara bayar, atau ongkir, dan mengetik jawabannya membutuhkan rata-rata 1 menit. Dengan balasan cepat, tiap balasan cukup 15 detik karena hanya mengetik kata pintas dan mengedit nama.
| Komponen | Tanpa balasan cepat | Dengan balasan cepat |
|---|---|---|
| Waktu per balasan | 60 detik | 15 detik |
| 20 balasan per hari | 20 × 60 = 1.200 detik = 20 menit | 20 × 15 = 300 detik = 5 menit |
| Selisih per hari | - | 15 menit |
| Selisih per bulan (26 hari buka) | - | 15 × 26 = 390 menit = 6,5 jam |
Angka ini hanya ilustrasi; waktu terhemat di tempatmu bergantung pada jumlah chat dan seberapa lama kamu mengetik biasanya. Tapi arahnya jelas: pertanyaan yang berulang tidak perlu diketik ulang.
Kesalahan yang sering terjadi
- Balasan cepat terlalu panjang. Pembeli membaca di HP; satu balasan sebaiknya menjawab satu pertanyaan.
- Lupa memperbarui isi. Harga, jam buka, atau tanggal PO yang sudah lewat tetap terkirim kalau teksnya tidak diganti.
- Menyalin tanpa menyapa. Tambahkan nama pembeli atau rincian pesanannya supaya tidak terasa otomatis.
- Memakai WhatsApp untuk semua hal. Pesanan yang masuk lewat chat harus dicatat ulang. Jangan sampai pesanan hanya "tersimpan" di riwayat chat.
- Mengirim pesan massal ke nomor yang belum pernah berhubungan denganmu. Selain mengganggu penerima, pesan seperti ini mudah dianggap spam.
Caption yang jelas juga mengurangi pertanyaan yang masuk; strukturnya ada di cara menulis caption jualan.
Kalau pesanan makin banyak dan sulit dilacak lewat chat, Ruang Usaha Taraf menyediakan link toko online dan pre-order yang bisa ditaruh di profil WhatsApp-mu. Pembeli memilih produk dan tanggal sendiri, lalu pesanan masuk ke papan pesanan sehingga tidak tercecer di riwayat chat.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apakah WhatsApp Business sama dengan WhatsApp biasa?
Keduanya aplikasi yang berbeda. Aplikasi WhatsApp Business menyediakan profil bisnis, katalog, serta pesan sambutan dan pesan di luar jam. Untuk fitur dan ketentuan terbaru, lihat halaman resmi WhatsApp Business.
Berapa banyak balasan cepat yang sebaiknya dibuat?
Mulai dari 4-6 balasan untuk pertanyaan yang paling sering masuk (harga, bayar, antar, stok, cara pesan). Tambah hanya kalau ada pertanyaan baru yang berulang. Batas jumlah di aplikasi bisa berubah, jadi cek di aplikasimu.
Apakah pesan sambutan menggantikan balasanku?
Tidak. Pesan sambutan dan pesan di luar jam hanya memberi tahu pembeli bahwa pesannya diterima. Tetap balas chat pembeli secepat yang kamu bisa, dan jangan menunda pembeli yang sudah siap membayar.
Label apa yang paling penting?
Label tahap pesanan: Menunggu bayar dan Tanya. Dua label ini menunjukkan uang yang belum masuk dan calon pembeli yang belum dibalas, jadi periksa keduanya setiap hari.
Sumber
- WhatsApp Business app — WhatsApp (Meta)
Cara kami menulis & memeriksa fakta ada di Kebijakan Redaksi. Artikel ini untuk edukasi, bukan nasihat keuangan, pajak, atau hukum untuk kondisi pribadimu — dan Taraf tidak menjual atau merekomendasikan produk keuangan apa pun.